Rekisteri- ja tietosuojaseloste

1       Yleistä

Envimetria Oy käsittelee henkilötietoja asiakkaistaan, potentiaalisista asiakkaistaan, sidosryhmistään, työnhakijoistaan, sekä tilattuihin toimeksiantoihin liittyvien kohteiden asianosaisista. Tässä rekisteri- ja tietosuojaselosteessa kerromme, mitä henkilötietoja käsittelemme, mistä niitä keräämme, miten ja miksi tietoja käytetään, missä tilanteissa niitä saatetaan luovuttaa eteenpäin, miten tietoja suojataan ja mitä tietosuojaoikeuksia rekisteröidyillä on.

Mikäli et hyväksy tietojesi käsittelyä tässä selosteessa esitetyllä tavalla, emme välttämättä pysty tarjoamaan palveluitamme/tuotteitamme, asioimaan sinun tai organisaatiosi kanssa, tai edistämään oikeutettuja etujasi ilman toiminnan kannalta välttämättömiä henkilötietoja. Ongelmatilanteessa tai halutessasi lisätietoja, otathan meihin yhteyttä.

Kerromme rekisteri- ja tietosuojaselosteessa myös Envimetria Oy:n verkkosivujen kautta kerättävistä tiedoista ja niiden käytöstä. Mikäli et hyväksy tietojesi käsittelyä tässä selosteessa esitetyllä tavalla, pyydämme ystävällisesti, että et jatka verkkosivujemme käyttöä. Evästekäytäntöihin pystyt vaikuttamaan oman verkkoselaimesi asetusten kautta.

Henkilötiedoilla tarkoitetaan tässä selosteessa kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkilöön liittyviä tietoja, kuten henkilön nimeä, kotiosoitetta, puhelinnumeroa, sähköpostiosoitetta, IP-osoitetta tai asiakasnumeroa. Kerättyjen henkilötietojen käsittelyllä tarkoitetaan kaikkia henkilötietoihin kohdistuvia toimia, kuten keräämistä, tallentamista, järjestelyä, säilyttämistä, muokkaamista, hakua, luovuttamista, poistamista ja tuhoamista.

Envimetria Oy pidättää oikeuden muuttaa rekisteri- ja tietosuojaselostetta johtuen esimerkiksi lainsäädännön muutoksista, liiketoiminnan kehittymisestä tai muusta henkilötietojen käsittelyyn vaikuttavasta muutoksesta. Jos teemme tietosuojaan muutoksia, ilmoitamme muutoksen voimaantulopäivämäärän muutetussa rekisteri- ja tietosuojaselosteessa. Kehotamme lukemaan selosteen säännöllisesti mahdollisten muutosten tarkistamiseksi. Selostetta on viimeksi päivitetty 1.3.2019.

 

2       Rekisterinpitäjä

Envimetria Oy

Kalkkipetteri, 08700 Lohja

Y-tunnus: 0814227-3

 

3       Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö

Toimitusjohtaja Mika Rintala

puh. +358 40 778 1478

sähköposti: envimetria@envimetria.fi

 

4       Asiakkaat, sidosryhmät ja markkinointirekisteri

Käsittelemme asiakkaidemme ja sidosryhmiemme henkilötietoja asiakkuus- tai sidosryhmäsuhteen hoitamiseksi, sopimuksiin liittyvien tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi, sekä asiakkaidemme ja sidosryhmiemme tiedottamiseksi. Asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden henkilötietoja käsittelemme markkinointia tai asiakastiedon analysointia varten. Asiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden ja sidosryhmien tietoja käsitellään myös Envimetria Oy:n liiketoiminnan kehittämiseksi ja suunnittelemiseksi.

Rekisterin pitämisen oikeusperusteita ovat Envimetria Oy:n ja asiakkaan tai yhteistyökumppanin välisen sopimuksen täytäntöönpano, rekisteröidyn suostumus sekä rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Kaikista asiakas-, markkinointi- ja sidosryhmärekisteriin rekisteröidyistä voimme käsitellä seuraavia tietoja:

  • henkilön nimi, työnimike, työyhteystiedot (työpuhelinnumero, työsähköpostiosoite, työosoite), yritys/organisaatio ja sen y-tunnus, mikäli rekisteröity edustaa yritystä tai organisaatiota
  • henkilön nimi ja yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), mikäli rekisteröity on meihin yhteydessä yksityishenkilönä
  • markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot
  • sähköisten palveluiden ja sisältöjen hyödyntämistä koskevat tiedot, kuten Envimetria Oy:n verkkosivujen ja sosiaalisen median sivustojen käyttötietoja (ks. kappale 11: Verkkosivujen kautta kerättävät tiedot)

Envimetria Oy:n palveluita ostaneelta tai tiedustelun tai tarjouspyynnön tehneeltä voidaan edellä mainittujen lisäksi käsitellä tarpeen mukaan seuraavia tietoja:

  • asiakasnumero
  • laskutus- ja perintätiedot
  • muut asiakkaan ilmoittamat tiedot
  • asiakkuuden hoitamiseen ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot, kuten tiedot tilatuista ja toimitetuista palveluista/tuotteista, palautteet, reklamaatiot, sekä asiakaspalvelutapahtumien taltioinnit, kuten sähköpostit ja tekstiviestit.

Lisäksi voimme käsitellä henkilötietoja koskevia palveluita tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä hankkimiamme tietoja, jos ne ovat tuotteen/palvelun toimittamisen kannalta tarpeellisia.

Keräämme tiedot rekisteröidyiltä itseltään tai heitä edustavilta henkilöiltä, yritysten/organisaatioiden julkisilta verkkosivuilta, julkisista asiakirjoista, sekä henkilötietoja koskevia palveluita tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.

Asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden sekä yhteistyökumppanien päättäjistä ja yhteyshenkilöistä kerättäviä henkilötietoja säilytetään pysyvästi lain sallimissa puitteissa. Virheelliset tai vanhentuneet tiedot korjataan tai poistetaan havaittaessa.

 

5       Asianosaiset

Asianosaisilla tässä yhteydessä tarkoitetaan henkilöitä, joiden omistamilla tai hallinnoimilla alueilla Envimetria Oy:ltä tilattuja toimeksiantoja on tarpeellista suorittaa, tai joiden oikeutettuihin etuihin tai niiden valvomiseen tilattu toimeksianto liittyy. Asianosaisia ovat siis esimerkiksi toimeksiannon osana tarkkailtavan kaivon omistaja, toimeksiantona tutkittavan maaperän kohdekiinteistön omistaja, sekä toimeksiantona tutkittavan kohteen naapuri, johon toiminnalla saattaa olla vaikutusta.

Asianosaisten henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on yhteydenpito rekisteröityjen kanssa Envimetria Oy:ltä tilattujen toimeksiantojen suorittamiseksi ja dokumentoimiseksi sekä asianosaisten tiedottamiseksi. Rekisterin pitämisen oikeusperusteita ovat kolmannen osapuolen (asianosainen) oikeutettu etu, elintärkeiden etujen suojaaminen sekä joissain tilanteissa rekisteröidyn suostumus.

Asianosaisia koskevat tiedot kerätään henkilötietoja koskevia palveluita tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä (mm. Maanmittauslaitoksen Kiinteistötietorekisteri), rekisteröidyiltä itseltään, rekisteröityä tahoa edustavilta henkilöiltä, tai asiakkaalta toimeksiannon tilaamisen yhteydessä.

Voimme käsitellä asianosaisista tarpeen mukaan seuraavia tietoja:

  • nimi ja yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
  • työnimike ja yritys/organisaatio
  • kiinteistön omistajuus- tai haltijatiedot
  • rekisteröidyn antamat suostumukset tai kiellot
  • yhteydenpitotapahtumien taltioinnit, kuten sähköpostit ja tekstiviestit
  • muut rekisteröidyn itse antamat tiedot

Tietoja säilytetään pysyvästi lain sallimissa puitteissa. Virheelliset tai vanhentuneet tiedot korjataan tai poistetaan havaittaessa.

 

6       Työnhakijat

Työnhakijoiden henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on rekrytointiprosessiin liittyvä työnhakijoiden arviointi. Tietojen käsittely perustuu rekisteröidyn eli työnhakijan suostumukseen, jonka rekisteröity myöntää toimittaessaan henkilötietojaan rekisterinpitäjälle rekrytointitarkoituksia varten. Rekisteriin tallennettavat tiedot kerätään pääasiassa työnhakijoilta itseltään, minkä lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää henkilötietoja koskevia palveluita tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.

Työnhakijasta tallennettavia tietoja ovat

  • työnhakijan ansioluettelossa ja työhakemuksessa ilmoittamat tiedot mukaan lukien mahdolliset kuvat, videot ja linkit
  • mahdolliset työntekijän puhelimitse, sähköpostitse tai tapaamisessa ilmoittamat tiedot
  • henkilötietoja koskevia palveluita tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä saatavat tiedot, mikäli tarpeen
  • henkilöarvioinneissa työnhakijan antamien tietojen perusteella syntyvät yhteenvedot

Rekisteröidyn omasta pyynnöstä häntä koskevat tiedot poistetaan, jos tietojen säilyttämiselle ei ole muuta perustetta.

 

7       Tietojen luovutus kolmansille osapuolille

Envimetria Oy:n keräämien henkilötietojen luovuttamisessa kolmansille osapuolille huomioidaan rekisteröityjen edut ja oikeudet lain ja hyvien tietosuojatapojen mukaisesti. Luovutamme kolmansille osapuolille ainoastaan ne rekisteröityjen henkilötiedot, jotka ovat välttämättömiä tietojen luovutustarkoituksen täyttämiseksi.

Envimetria Oy:n asiakas-, markkinointi- ja sidosryhmärekisteriin, asianosaisrekisteriin ja rekrytointirekisteriin sisältyviä henkilötietoja voidaan luovuttaa:

  • voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla viranomaisille tai muille tahoille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja
  • mahdollisten yritysjärjestelyiden yhteydessä yrityskaupan muille osapuolille, mikäli Envimetria Oy myy tai muutoin järjestelee liiketoimintaansa
  • valikoiduille kolmansille osapuolille, jotka käsittelevät tietoja Envimetria Oy:n lukuun osapuolten välisen yhteistyösopimuksen perusteella. Tällaisia kolmansia osapuolia voivat olla esimerkiksi (kohteena mahdollisesti olevat rekisteröidyt ilmoitettu suluissa):
    • tilitoimisto: laskutus ja perintä (asiakkaat, tarjouspyynnön tehneet)
    • yhteistyökumppani tai alihankkija: palveluiden tarjoaminen asiakkaalle yhteistyössä (asiakkaat, asianosaiset)
    • verkkomainontaan erikoistunut yrityskumppani: markkinointi sekä sen analysointi ja kehittäminen (asiakkaat, potentiaaliset asiakkaat, sidosryhmät)
    • muu kolmas osapuoli, jonka palveluita Envimetria Oy tilaa ja jonka palvelun toimittamiseksi henkilötietojen luovutus on tarpeellista (asiakkaat, potentiaaliset asiakkaat, sidosryhmät, asianosaiset)

Voimme julkaista tai luovuttaa tietoja myös siltä osin, kuin asiasta on erikseen sovittu asiakkaan kanssa (esimerkiksi asiakirjan toimittaminen valvontaviranomaisille, yhteistyöstä kertominen Envimetria Oy:n verkkosivuilla).

Henkilötietoja ei välitetä muille tahoille ilman rekisteröidyn erillistä suostumusta.

 

8       Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietojen käsittelyn teknisestä toteuttamisesta johtuen osa tiedoista saattaa sijaita fyysisesti EU- tai ETA-alueiden ulkopuolisilla palvelimilla. Hyödynnämme tietojen käsittelyssä Dropbox Business -palvelua ja Microsoft Office 365 for Business -palvelua. Voit tutustua heidän tietoturva- ja tietosuoja-asioihinsa seuraavilla sivuilla:

Dropbox Business Trust Guide (kieli: englanti)

Office 365 Luottamuskeskus (kieli: suomi)

Muutoin tietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU- tai ETA-alueiden ulkopuolelle, ellei se ole muiden tietojen luovuttamisen tarkoituksien kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.

 

9       Rekisterien suojauksen periaatteet

Noudatamme asiakas-, markkinointi- ja sidosryhmärekisteriin, asianosaisrekisteriin sekä rekrytointirekisteriin sisältyvien tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.

Rekisterinpitäjänä huolehdimme siitä, että rekistereihin tallennettuja henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain siinä laajuudessa, kuin niiden käyttötarkoitus edellyttää.

Fyysisessä aineistossa, kuten paperilla, tallennetut henkilötiedot säilytetään lukituissa tiloissa, joihin pääsy on rajattu. Poistettavat paperiset tiedot tuhotaan käytön jälkeen. Elektronisessa aineistossa, kuten tiedostoina, tallennetut henkilötiedot sijaitsevat osittain rekisterinpitäjän ulkopuolisen palveluntarjoajan palvelimilla, joista tietoja käsitellään teknisen käyttöyhteyden kautta. Kullakin käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Huomioimme palveluntarjoajan valinnassa, että palveluntarjoaja huolehtii asiaankuuluvasti laitteistojen fyysisestä kunnosta ja suojauksesta sekä digitaalisesta tietoturvasta, kuten palomuureista. Osa elektronisesta aineistosta saattaa sijaita rekisterinpitäjän omissa fyysisissä järjestelmissä, jotka suojataan asiaankuuluvasti mm. salasanoin.

Envimetria Oy ei vastaa kolmannen osapuolen hallinnoimien rekisterien sisältämien henkilötietojen suojauksesta, vaan kolmas osapuoli on itse vastuussa hallinnoimiensa tietojen asianmukaisesta suojaamisesta. Näitä kolmansia osapuolia ovat mm. kappaleissa 7 ”Tietojen luovutus kolmansille osapuolille” ja 8 ”Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle” tarkoitetut toimijat. Tietoa henkilötietojen suojauksesta kolmannen osapuolen hallinnoimissa rekistereissä saat heidän tietosuojaselosteistaan.

 

10   Rekisteröidyn oikeudet

Jos käsittelemme sinua koskevia henkilötietoja, sinulla on rekisteröitynä oikeus

  • pyytää vahvistusta siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja
  • saada tietoosi, miten ja mihin tarkoitukseen käytämme henkilötietojasi
  • tarkistaa rekisteriin tallennetut tietosi
  • vaatia mahdollisen virheellisen, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon korjaamista
  • vaatia henkilötietojesi poistamista tai käytön rajoittamista
  • vastustaa henkilötietojesi käsittelyä
  • siirtää henkilötietosi toiselle organisaatiolle
  • milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn, jos käsittely perustuu suostumukseen

Mikäli haluat käyttää edellä mainittuja oikeuksiasi, sinun tulee lähettää pyyntö kirjallisesti rekisterinpitäjälle (yhteystiedot selosteen alussa). Rekisterinpitäjänä meidän tulee vastata sinulle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Rekisteröitynä henkilönä sinulla on myös oikeus valittaa henkilötietojesi käsittelystä tietosuojaviranomaiselle.

Joissakin tapauksissa emme voi poistaa kaikkea tietoa, mikäli lainsäädäntö vaatii tiedon tai tiedon osan säilyttämistä, tai mikäli tieto on välttämätön voimassaolevaan asiakkuus- tai sidosryhmäsuhteeseen liittyvien velvoitteiden hoitamiseksi taikka asianosaisen elintärkeiden etujen suojaamiseksi. Mikäli et hyväksy tietojesi käsittelyä, emme välttämättä pysty tarjoamaan palveluitamme/tuotteitamme tai valvomaan oikeutetun etusi toteutumista.

 

11   Verkkosivujen kautta kerättävät tiedot ja evästekäytännöt

Envimetria Oy:n verkkosivut keräävät tietoja sekä suoraan käyttäjältä että automaattisen tiedonkeruun ja evästeiden kautta.

Suoraan käyttäjältä kerättäviä henkilötietoja ovat käyttäjän itse syöttämät tiedot. Keräämme henkilötietojasi lähettäessäsi meille verkkosivujemme kautta täytetyn lomakkeen, joka voi sisältää mm. nimesi, organisaatiosi, yhteystietosi, viestisi, palautteesi ja palautteenannon kohteena olevan projektin tunnistenumeron/kuvauksen. Saatamme myös kerätä tietoja oppaiden ja muiden materiaalien lataamisesta tai tilaamisesta verkkosivujemme kautta sekä mahdollisten uutiskirjeiden avaus- ja klikkaustietoja. Tietoja voidaan käyttää asiakasviestintään, palveluidemme/tuotteidemme kohdennettuun markkinointiin sekä liiketoimintamme tai viestintämme analysointiin ja kehittämiseen.

Sivustomme voi sisältää linkkejä kolmannen osapuolen ylläpitämille sivustoille. Envimetria Oy ei vastaa näiden sivustojen sisällöistä tai tietoturvakäytännöistä. Suosittelemme tutustumaan kunkin kolmannen osapuolen tietoturvaselosteeseen.

 

11.1    Automaattinen tiedonkeruu ja evästeet

Envimetria Oy:n verkkosivut keräävät automaattisesti tietoja käyttäjän vieraillessa sivulla. Käyttämällä verkkosivustoamme hyväksyt tietojesi käsittelyn tässä rekisteri- ja tietosuojaselosteessa kuvatulla tavalla.

Hyödynnämme verkkosivuillamme Google Analytics- ja Leadfeeder-palveluita, jotka asentavat käyttäjän tietokoneelle evästeen. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jonka internetselain tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeiden avulla pystymme seuraamaan ja analysoimaan käyttäjien toimintaa verkkosivuillamme kehittääksemme verkkosivuista entistä paremmin käyttäjää palvelevia. Seurantatietoja ei pysty yhdistämään tunnistettavaan henkilöön.

Leadfeeder-palvelun evästeiden kautta kerätään anonyymiä tietoa käyttäjän vierailemista sivuista, käyntien määrästä, vierailun ajankohdasta ja kestosta, IP-osoitteen omistajasta (esim. yritys, yrityksen kotipaikka ja toimiala), selaimesta, toimintajärjestelmästä ja laitteesta, sekä siitä, mitä kautta käyttäjä saapui sivustolle (esim. käytetty hakukone ja hakusanat). Lisätietoja Leadfeederistä: Leadfeeder / Privacy.

Google Analytics -palvelun kautta selvitetään anonyymiä tietoa mm. käyttäjän maantieteellisestä sijainnista (maa, alue, kaupunki) IP-osoitteen avulla, kielestä, päätelaitteesta, internetselaimesta, vierailemista sivuista, käyntien määrästä, vierailun ajankohdasta ja kestosta, sekä mitä kautta kävijät tulevat sivuillemme. Lisätietoja: Google Analytics.

Hyödynnämme evästeiden keräämiä tietoja Envimetria Oy:n verkkosivuston löydettävyyden parantamiseksi ja kiinnostavamman sisällön kehittämiseksi.

Evästeiden asentaminen edellyttää käyttäjän suostumuksen. Mikäli et halua evästeiden asentamista tietokoneellesi, voit estää tai rajoittaa evästeitä selaimesi tietosuoja- tai yksityisyysasetusten avulla.

 

11.2    Sosiaalisen median sivustot ja evästeet

Käytämme verkkosivuillamme sosiaalisen median painikkeita, kuten ”Jaa”- tai ”Tykkää”-painikkeita, joiden avulla voit seurata julkaisuamme tai jakaa sisältöämme sosiaalisessa mediassa. Nämä sosiaalisen median palvelutarjoajat saattavat asettaa käyttäjän tietokoneelle evästeen. Envimetria Oy ei hallinnoi kolmannen osapuolen evästeitä. Saat lisätietoja kunkin palveluntarjoajan evästekäytännöistä heidän omilta verkkosivuiltaan.

Evästeiden asentaminen edellyttää käyttäjän suostumuksen. Mikäli et halua evästeiden asentamista tietokoneellesi, voit estää tai rajoittaa evästeitä selaimesi tietosuoja- tai yksityisyysasetusten avulla.

Mikäli vierailet sosiaalisen median sivustoillamme (mm. Facebook, LinkedIn), pyydämme sinua tutustumaan kyseisen palveluntarjoajan tietoturvakäytäntöihin. Envimetria Oy voi kerätä tietoja sosiaalisen median sivustojensa käytöstä, kuten tykkäyksistä, kommenteista, mainonnan tehokkuudesta ja sivuston käytön analytiikasta. Käytämme tietoja Envimetria Oy:n markkinoinnin kehittämiseen. Osa tiedoista, kuten tykkäykset ja kommentit, ovat yhdistettävissä henkilöön.

 

Tietosuojasi on meille Envimetriassa tärkeä. Mikäli Sinulle jäi kysyttävää, otathan yhteyttä!